Descubriendo la necesidad de una solución de Business Intelligence

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Llevo oyendo desde hace muchos años una frase similar a “al obrero hay que darle herramientas para que trabaje”, y otra, que en el área profesional considero que debe ser un máximo en todos los ámbitos de cualquier Organización, que reza algo así como “solo se puede mejorar aquello que se mide”.

Actualmente, huelga decir que prácticamente todas las empresas tienen su supervivencia y la optimización de su desempeño basadas en el dato. Y, así como cuando necesitan una herramienta “hardware” para su actividad, la adquieren de una forma u otra (maquinaria de diferente índole, vehículos industriales…), en la parte que puede hacer que su Negocio no ya sea óptimo, sino que sobreviva, se utilizan herramientas que muchas veces no son del nivel necesario.

Gestionar los datos no debe ser un tema exclusivo de los directivos, ni la generación de informes tampoco debe ser algo dependiente del Departamento de IT, sino que todos los usuarios que necesiten información para su actividad deben tener acceso de una forma ágil, completa, en el menor tiempo posible y desde cualquier dispositivo y lugar a dichos datos.

Hay muchísimas organizaciones, de todos los tamaños y sectores, que a esta actividad crítica le dedican todo su esfuerzo en un Excel, una excelente herramienta de productividad, pero que no está preparada para gestionar los ingentes volúmenes de datos que se tratan, y que, además, tiene muchas limitaciones en cuanto a trabajar información de diferentes fuentes, compartir datos en tiempo real o mostrar una imagen completa de todos los datos de la Organización. Así, la adopción de un software de Business Intelligence que sea capaz de gestionar los datos y mostrarlos a quien corresponda en cada caso con toda la riqueza de información se convierte en imprescindible para la toma de decisiones.

Algunos aspectos que indican que es necesaria una herramienta dedicada a esta parte crítica de cualquier Organización son:

1. Lentitud en el sistema

Cuando notamos que un documento tarda mucho tiempo en cargarse en Excel, estamos ante un síntoma de agotamiento de la capacidad de Excel para servir a nuestra Organización. Un error común es dividir los datos y trabajar de forma segmentada, bien por áreas de la Organización, por líneas de producto, geográficas, etc. ¿Por qué es un error? Porque quien toma decisiones no debe hacerlo nunca con datos sesgados o divididos, ya que deja de tener una visión global del Negocio. El Negocio necesita una única y completa Fuente de la Verdad para poder tomar decisiones globales óptimas.

2. Un único entorno

Muchos usuarios de Excel, para trabajar de forma más cómoda, se descargan el fichero en local. Aquí aparece el problema de diferentes versiones, tipos de datos en las celdas, etc.

A quien le haya “tocado” integrar diferentes Excel sabe bien lo engorrosa que es esta tarea. Es un tiempo y un gasto de recursos sin ningún tipo de aporte de valor y con un coste muy alto para la Organización. Además, la gestión de informes entre varios usuarios y versiones puede provocar, en el peor de los casos, información inexacta. Y soportar decisiones sobre dicha información.

3. Actualizaciones manuales

Si la persona encargada en el punto anterior tenía un “problema” de un color castaño, realizar actualizaciones sobre una Excel supone un auténtico “marrón” sin paliativos en términos de tiempo, esfuerzo y control de posibles errores.

Actualizar datos, ver impacto en fórmulas, funciones generadas, impacto en los datos anteriores… Si, además, como es lo normal, hay varias hojas en un mismo libro de Excel, el trabajo y la probabilidad de error crecen exponencialmente. Y si añadimos a lo anterior referencias entre hojas o entre libros… entramos en un tipo de tarea que puede definirse casi como sinsentido.

4. Obtención de KPI

Obtener KPI potentes, que puedan ir más allá de una “simple” fórmula, se convierte en una tarea muy laboriosa. Esto se traduce en que la información necesaria para la Estrategia de la Organización no esté disponible en tiempo y forma para soportar la toma de las mejores decisiones.

5. Somos seres visuales

La visualización de datos en Excel es muy buena para volúmenes pequeños y simples. Cuando crece la complejidad de los datos o los volúmenes nos encontramos con limitaciones que se traducen en pobreza de diseño y nulo dinamismo en la presentación de datos.

En grandes números, la visualización de patrones de comportamiento, o de tendencias, es clave a la hora de soportar decisiones óptimas para el Negocio.

Llegados a este punto, tengo una pregunta: La “excusa” es que Excel es barato y que la gente lo utiliza, pero ¿te has parado a pensar los costes ocultos que han sumado los puntos anteriores? Ya hemos llegado al iceberg… y de un tamaño nada despreciable,

Si simplemente has pensado en la respuesta a la pregunta anterior, es momento de buscar una solución de Business Intelligence acorde a las necesidades del Negocio. Y en ella hay que cerciorarse que cubra:

–      Gestión del gran volumen de datos con el que se trabaja o del que se quisiera obtener beneficio (normalmente varios terabytes)

–      Capacidad de trabajar de forma ágil con diferentes fuentes de datos para tener toda la información de la Organización disponible. Hoy en día la información viene de fuentes internas (bases de datos, Excels, CRM, otros sistemas de gestión) y también externa (Google, Amazon, soluciones de Big Data, Redes Sociales…) y es fundamental poder analizarlas de forma completa y correcta.

–      La posibilidad de tener fácilmente la visualización de toda la información hasta el nivel de detalle que se desee, independientemente del lugar y el dispositivo, ¿has pensado en la agilidad que da pedir los informes a un bot llamándole desde Skype o pedir los datos necesarios a Alexa?

Lo dicho, “mejorarás lo que puedas medir” y “que el obrero tenga las herramientas adecuadas”

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